案例剖析丨管家婆软件让您的业务更规范

进销存管理软件:管家婆

企业业务中,必然会存在非正常业务流程。如果任由这些业务不按正确流程进行,那么企业的整体业务流程就会出现纰漏,对于人力、财力的管理都会出现问题。那么,我们应该怎么运用分销ERP管理企业的特殊业务流程呢?

首先,我们要意识到,企业流程管理的重要性:

流程管理的目的是帮助企业管理和优化企业的业务流程,并从优化的业务流程中创造更多的效益。其核心部分是形成一个自动化的、具有分析能力的流程处理中心。因此,流程管理对于企业来说是非常重要的!

其次,我们要梳理自己的真实业务流程。从流程开始,到完整结束,包含数据分析,都和软件功能结合。

下面给大家举个真实的栗子。
2016年第一季度,小编遇到了第一个客户。
业务:手机配件批发
规模:四家门市店、省外也有分店
用户数:ERP 3用户+物联通 30用户+订货通 1000用户

企业现有如下情景:
四家门市店中,经常会收到未知姓名的同行人,寄放东西到门店。请门店人员,将寄放的东西和门店正常销售的货物,一同寄送到同一家客户那里。并且,物流会代收客户的寄存货款,最后将货款一分不赚的还给寄放人。

以下就是小编提供的方案:
第一:将寄存货物作为服务商品
寄放人将货物放到门店上,门店可以通过【采购单】入库或者【受托收货】入库。
如果寄存货物作为服务商品,可以通过【销售单】和三方结转功能完成物流寄送和代收货款。
将物流代收的货款,通过【收款单】按单结算。然后做【付款单】,按单结算【采购单】。或者,做【受托结算】即可。

第二:不将客户和商品计入到软件中
寄存货物放到门店寄出后,直接发出。物流代收的货款,通过【其他收入单】或者【收款单】收回。
在通过【费用单】或者【付款单】付给寄放货物的人员。
但企业始终不接受以上两个方案,因为企业不知道寄放人名字、寄放人也没有凭据、寄放人太多也不知道是哪批货物,每次该业务发生,只是口述。
所以,就存在以下问题:

方案一问题:
每次寄放到自己门店的人,是不固定的。而且,在他们门店正常营业中,是不能记录寄放人是谁,也不知道商品是什么商品。所以,第一步采购入库或者受托收货入库是不存在的环节。

方案二问题:
如果寄放货物的人,前来询问货款是否到位时,企业依然希望系统里面,能够有根有据的查询出来,寄放货物的终端客户的应收。
因为以上问题,小编和客户僵持了很久。

但最终,企业依然接受了我们的第一方案:
首先,告诉企业,这种不正规的业务流程,对自己的业务管理很不利,也会对长时间的数据对账带来不便,甚至是财务上的亏损。市场、业务的发展,必须有系统、规范、完整的管理流程。

然后,提出完整解决方案:
1、当有同行往门店寄放东西的时候,门店就要在软件中打【采购入库单】或者【受托收货】。如果没有在软件中打单的,就不能代寄货物。并且,如果不知道客户是谁,就用打印出来的单据编号为据。跟踪该客户的往来情况。
2、如果寄存货物作为服务商品,可以通过【销售出库单】和三方结转功能完成物流寄送和代收货款。
3、将物流代收的货款,通过【收款单】按单结算。然后做【付款单】,按单结算part1中的采购单。或者,做受托结算即可。
4、数据分析--可以通过【销售对账分析】中明细账本,右键过滤或者定位的方法,查看某个往来单位与某个结算单位的应收应付是多少。

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